Mitarbeiter*in Zentraler Empfang (m/w/d)

Wir machen uns für das Handwerk in Nord-, Ost- und Mittelhessen stark. Für die 17 500 Mitgliedsbetriebe in der Region sind wir verlässlicher Partner und Dienstleister und vertreten ihre Interessen gegenüber Politik und Öffentlichkeit. Bei allen Fragen im Lauf einer Handwerkskarriere stehen wir Betrieben und Beschäftigten zur Seite: vom ersten Praktikum über die Ausbildung bis zum Meistertitel, von der Gründung über die Unternehmensführung bis zur Betriebsübergabe an die nächste Generation. Gemeinsam bringen wir das Handwerk in der Region voran. Dafür suchen wir Sie als kompetente Verstärkung.

Die Abteilung „Finanzen und Interne Dienstleistungen“ ist verantwortlich für die Finanzen sowie die interne Organisation der Handwerkskammer Kassel. Dazu zählen neben der Budgetplanung und Buchhaltung insbesondere der Betrieb der Büroinfrastruktur und Arbeitsräume. Wir sorgen für eine effiziente und reibungslose Organisation beginnend am zentralen Empfang.

Ihre Aufgaben:

Als zentrale Ansprechperson sind Sie verantwortlich für den ersten positiven Eindruck bezüglich der Handwerkskammer Kassel. Sie leiten Besucher, Kunden, Gäste sowie Lieferanten freundlich und kompetent an ihr Ziel im Haus, vermitteln Fragesteller an den richtigen Ansprechpartner, erledigen zuverlässig alle Arbeiten rund um Postein- und -ausgang und entwickeln in Zusammenarbeit mit der Abteilungsleitung die interne Dienstleistung „zentraler Empfang“ stetig weiter.

• Öffnung und Schließung des Haupteinganges
• In Empfangnahme unserer Besucher, Kunden, Gäste und Lieferanten sowie Weiterleitung an die zuständigen Ansprechpartner im Haus
• Entgegennahme, Bearbeitung und Vermittlung von eingehenden Telefongesprächen
• Allgemeine Auskunftserteilung
• Postverteilung und Postversand sowie Mitbetreuung des elektronischen Postfachs (EGVP)
• Presseauswertungen und Verteilung der Artikel
• Mitbetreuung und Kontrolle des Eingangs von E-Rechnungen
• Büromaterialausgabe und Unterstützung beim Materialeinkauf sowie bei organisatorischen Aufgaben
• Unterweisung von Vertretungskräften der Tätigkeiten des Zentralen Empfangs

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, wünschenswert Erfahrung im Besuchermanagement bzw. am Empfang
• Allgemeine Kenntnisse der Dienstleistungen der Handwerkskammer
• Schnelle Auffassungsgabe und Bereitschaft zur Einarbeitung in die Organisationsstruktur der HWK
• Dienstleistungsorientiere Arbeitsweise, höfliches Auftreten sowie sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1)
• Organisationsgeschick, Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit
• Kenntnisse der EDV, insbesondere Word, Excel und Outlook
• Sicherheit in der deutschen Sprache in Wort und Schrift
• Kunden- und besucherorientiertes Handeln
• Bereitschaft zur ständigen Aktualisierung notwendiger Kenntnisse

Unser Angebot:

• Eine Vergütung nach dem Tarifvertrag TV-L, Entgeltgruppe 6 mit allen Vorzügen des öffentlichen Dienstes (betriebliche Altersversorgung, Jahressonderzahlung, vermögenswirksame Leistungen, zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester, Fahrtkostenzuschuss)
• Eine vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit an einem sicheren Arbeitsplatz, in die Sie umfassend eingearbeitet werden
• Eine wertschätzende Zusammenarbeit in einem kollegialen und engagierten Team
• Feste, planbare Arbeitszeiten in Absprache 
• Flache Hierarchien mit kurzen Entscheidungswegen

Für nähere Informationen wenden Sie sich bitte an den Abteilungsleiter, Herrn Thomas Fischinger, Telefon 0561 7888-102 bzw. thomas.fischinger@hwk-kassel.de.